Una constancia de situación fiscal es un documento emitido por un organismo gubernamental estatal, normalmente el Departamento de Hacienda.
Certifica que una empresa o individuo ha cumplido con sus obligaciones fiscales a partir de una fecha determinada. El IRS también emite certificados de liquidación de impuestos en determinadas situaciones, como las solicitudes de contratos federales.
La constancia de situación fiscal también pueden denominarse cartas de liquidación de impuestos, certificados o cartas de situación fiscal, certificados o cartas de cumplimiento o de conformidad fiscal, o cartas o certificados de buena situación.
Los impuestos que podrían estar cubiertos en un certificado de liquidación para una empresa incluyen el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el uso, el impuesto de franquicia o de sociedades, el impuesto sobre el desempleo y otros tipos de impuestos, dependiendo de las leyes y requisitos de cada estado.
¿Cuándo se necesita una constancia de situación fiscal?
Muchos estados tienen lo que se llama leyes de responsabilidad del sucesor, lo que significa que usted puede ser considerado responsable de los impuestos no pagados a pesar de que los impuestos fueron incurridos por un antiguo propietario.
Los estados pueden exigir a los propietarios de empresas que obtengan una constancia de situación fiscal sobre los impuestos cuando cierren o vendan su negocio, pero para proteger sus intereses, usted, el comprador, debería obtener un certificado de liquidación de impuestos aunque no sea obligatorio por ley.
Si está ampliando su negocio desde su estado de origen a un nuevo estado, es posible que el nuevo estado en el que se va a ubicar le exija una constancia de situación fiscal. Lo mismo puede ocurrir si se solicita un préstamo o un contrato público.
La mayoría de los estados exigen que registre su empresa, normalmente en la secretaría de estado. Obtener una autorización fiscal no elimina la necesidad de registrar el negocio que está comprando.
Cómo decidir qué información fiscal necesita
Si va a comprar un negocio, primero tendrá que conocer los tipos de impuestos que gravan el negocio que está comprando. Algunos estados buscarán en todas las bases de datos de impuestos para cumplir con una solicitud de autorización de impuestos, pero otros le pedirán que indique los tipos de impuestos que desea incluir en la búsqueda.
Los tipos de obligaciones fiscales que debe comprobar incluyen:
- Impuestos sobre las ventas y el uso
- Impuestos sobre los ingresos brutos
- Impuestos sobre las retenciones
- Impuestos especiales
- Impuestos de franquicia o de sociedades
- Impuestos especiales, como los del juego, las bebidas alcohólicas y el combustible
- Impuestos sobre el empleo, como el desempleo y las retenciones
Algunos estados cobran tasas por permisos y licencias, por lo que deberá asegurarse de que el vendedor también está al corriente de esos impuestos.
Cómo obtener un certificado de liquidación de impuestos
En la mayoría de los estados, el Departamento de Hacienda emitirá un certificado de liquidación de impuestos, pero en otros puede ser el Departamento de Impuestos, el Departamento de Finanzas, la Secretaría de Estado u otro organismo.
Muchos estados ofrecen formularios para solicitar una liquidación de impuestos en línea, mientras que otros exigen que se presente una solicitud por escrito.
Los procedimientos para obtener una constancia varían mucho de un estado a otro, y el procedimiento depende del tipo de entidad comercial, el sector y la ubicación dentro del estado.
Es una buena idea consultar directamente con la agencia estatal responsable de la emisión de autorizaciones antes de presentar su solicitud para saber exactamente qué cubre la constancia.
Algunas agencias estatales de ingresos e impuestos incluyen los impuestos sobre el empleo, como el impuesto sobre el desempleo y la retención de impuestos, en su búsqueda para determinar si un vendedor tiene alguna obligación fiscal pendiente.
Pero en otros estados, es posible que tenga que solicitar información sobre los impuestos sobre el empleo por separado al departamento de trabajo o a un organismo similar.
Qué necesita para solicitar un certificado
- En general, tendrá que facilitar la siguiente información para obtener un certificado de liquidación de impuestos:
- El nombre, la dirección y el número de teléfono del comprador y del vendedor
- La dirección de la empresa o las direcciones si se trata de varios locales
- La fecha de la venta
- La factura de venta o el contrato de compraventa de la empresa
- Los números de identificación fiscal y patronal del vendedor y del comprador, y
- La información de la empresa de custodia, si se trata de una.
Algunas dudas sobre la constancia de situación fiscal
¿Qué impuestos están sujetos a las normas de responsabilidad del sucesor?
Como se ha explicado anteriormente, la mayoría de los estados responsabilizan al comprador de un negocio de los impuestos no pagados por el vendedor.
El tipo de impuestos (como el impuesto sobre las ventas y el uso) que están sujetos a esas leyes varía según el estado.
¿Exige el estado que se retengan fondos para cubrir los impuestos impagados?
Muchos estados exigen que el comprador retenga fondos suficientes para cubrir los impuestos impagados del vendedor, junto con los intereses y las multas. Por injusto que parezca, los compradores pueden ser penalizados si no reservan esos fondos.
¿Impone el estado requisitos para cerrar un negocio?
Algunos estados exigen a los propietarios de empresas que presenten una notificación formal cuando cierran o venden su negocio. Esta notificación alerta al estado para que compruebe si hay impuestos impagados.
¿Expedirá el Estado una autorización fiscal al comprador?
Normalmente, el vendedor solicita la una constancia de situación fiscal , pero algunos estados permiten que el comprador la solicite. Otros estados emiten la autorización fiscal sólo para el vendedor, y usted tendrá que trabajar con él para obtener una copia.
Otros permiten que el comprador reciba directamente una copia de la autorización fiscal si el vendedor lo autoriza por escrito.
¿Necesitará una una constancia de situación fiscal distinta para varios locales de una empresa?
Si la empresa que va a comprar tiene más de un local, es posible que necesite una autorización distinta para cada uno de ellos.
¿Expide la agencia liquidaciones cuando el vendedor tiene un plan de pagos en vigor?
En algunos estados, una constancia de situación fiscal puede no significar que el vendedor no tenga impuestos pendientes de pago, sino que el vendedor ha acordado un plan de pago para abonar los impuestos.
Es importante entender sus derechos si el vendedor no cumple con el plan de pago en el futuro.